Контур.Диадок

Электронный документооборот для бизнеса

Бизнес все чаще внедряет электронный документооборот (ЭДО). Крупные и малые компании переходят на безбумажное делопроизводство, поскольку видят в этом конкурентное преимущество. Расскажем, чем ЭДО интересен и выгоден для организаций

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Электронный документооборот — это способ организации делопроизводства в онлайн-формате. Как правило, компании ведут обмен электронными документами в системах ЭДО, например Контур.Диадоке. Безопасность, надежность, законность такого обмена обеспечивают специализированные компании — операторы ЭДО. Сервис Диадок предоставляет оператор СКБ Контур.

Электронные документы, передаваемые через сервис ЭДО, нельзя потерять, подделать или перехватить. Их не нужно распечатывать, подписывать вручную, отправлять почтой или курьером.

Таким образом экономится время сотрудников на работу с документацией. Также освобождается место в офисах, исчезает необходимость ведения бумажного архива и трат на расходники и печать. Документы подписываются и отправляются вовремя, контрагентам мгновенно приходят счета и акты. А получения подписи от них не нужно ждать неделями. Это ускоряет оплаты и помогает вовремя отчитываться перед контролирующими органами.

Функциональность сервисов ЭДО закрывает слабые места в компании за счет оптимизации процессов. В числе опций:

·      создавать, получать, отправлять документы,

·      согласовывать их внутри компании, подписывать электронной подписью,

·      хранить файлы на защищенных серверах в едином архиве,

·      автоматически распределять входящие по подразделениям, настраивать маршрутизацию,

·      находить нужные документы и выгружать их, например для отправки в налоговую,

·      сопоставлять данные актов сверки.

 

На онлайн-документооборот переводятся многие процессы. Подключение к ЭДО необходимо для работы с маркируемыми, прослеживаемыми товарами, участия в торгах и госзакупках. Также законодательно разрешен переход на электронные кадровые документы. Перевести в цифровой вид можно заявления, журналы, договоры, приказы, табели и другие массовые и личные документы

Какому бизнесу подойдет ЭДО

Возможности электронного документооборота будут полезны для любого бизнеса — от индивидуальных предпринимателей (ИП) до крупных предприятий и холдингов при любом режиме налогообложения. Рассмотрим, что получает бизнес при переходе на безбумажное делопроизводство.

Малый и средний бизнес (МСБ)	Крупные предприятия
Особенности
Предприниматели не спешат переходить на онлайн-документооборот, поскольку не понимают выгоду и опасаются больших затрат на его внедрение. Также они считают, что на рынке нет доступных сертифицированных решений. Такие объяснения приводятся в «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности».	Проникновение ЭДО в этом сегменте высокое, поскольку компаниям очевидны выгоды. Такие предприятия рассчитывают на онлайн-документооборот в вопросах охвата максимального числа процессов, автоматизации рутинных операций, подключения большого числа сотрудников и филиалов, серьезного сокращения расходов на печать и доставку.
Преимущества ЭДО
ЭДО упрощает работу компаний сегмента МСБ, серьезно снижает непроизводственные расходы. Предприниматели обмениваются с контрагентами любыми видами документов онлайн, быстро получают оплату, отказываются от бумажного архива. ЭДО открывает доступ к сотрудничеству с маркетплейсами, крупным бизнесом, участию в торгах. Также ЭДО — единственный способ работать с маркируемыми товарами.	ЭДО помогает оптимизировать работу больших предприятий, выстроить межкорпоративное взаимодействие и управление проектной деятельностью, проводить контроль исполнения договорных обязательств. Система ЭДО позволяет объединить филиалы в единую информационную систему, ускорить и структурировать обмен электронными документами с контрагентами, автоматизировать процессы, организовать безбумажный архив.
Способы ведения ЭДО
Сервис ЭДО Диадок развеивает и другие сомнения предпринимателей. Подключиться к ЭДО можно с помощью веб-версии, которая не требует сложного внедрения и установки дополнительного программного обеспечения. Достаточно иметь выход в интернет и электронную подпись. А тарифы рассчитаны на организации разного масштаба, так что можно подобрать такой, который подойдет по цене и опциям.	Для крупных предприятий Диадок предлагает интеграцию сервиса с внутренней системой учета. Для самых распространенных — 1С, SAP, Docsvision — существуют готовые модули и коробочные решения. Также доступен программный интерфейс API и коннектор для интеграции функциональности ЭДО в любую современную учетную систему, в том числе нестандартную. В настройке ЭДО под процессы компании помогут и дополнительные опции Диадока: теги на документах, шаблоны, ограничение доступа по IP, международный ЭДО и другие.

ЭДО поможет оптимизировать делопроизводство в компании с любым объемом документооборота. Переход на него станет верным решением, особенно если вы:

·      устали от стопок бумаг на столе;

·      часто не можете оперативно найти нужный договор или накладную;

·      несете большие расходы на бумагу, канцелярию, печать, почтовые услуги;

·      не знаете, на каком этапе, где и у кого находится документ.

ЭДО решает эти и другие вопросы, позволяет контролировать получение подписей от контрагентов, организовать единый архив документации, освободить сотрудников от бумажной работы для выполнения более весомых задач.

 

Возможности Диадок:

Работа с документами

• Получение и распределение

Получайте документы бесплатно  , настраивайте автоматическое распределение входящих документов по подразделениям и ответственным сотрудникам.

Создание и отправка

В Диадоке есть встроенный редактор, который позволяет создавать акты, счета-фактуры, накладные и УПД. Чтобы отправить контрагенту документ, его также можно загрузить с компьютера.

Согласование

В Диадоке легко согласовывать как входящие, так и исходящие документы. Маршруты согласования позволяют автоматизировать процесс при большом объеме документов и количестве согласующих сотрудников.

Подписание

Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в интернет-отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами. 

Поиск документов

Фильтры позволяют строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде XLS-файла. С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.

• Представление в госорганы и суды

Выгружайте электронные документы из Диадока и отправляйте в ИФНС через любую систему интернет-отчетности. Электронные документы — юридически значимые оригиналы, поэтому их можно представлять в госорганы и суды.

Обязательный ЭДО

• ЭДО в маркировке

Участники оборота маркированной продукции обязаны передавать сведения о переходе права собственности на товар через оператора ЭДО. Подключите специальный сервис в Диадоке и отправляйте данные автоматически при подписании УПД.

Прослеживаемость

С 8 июля 2021 года все организации передают в ФНС информацию о прослеживаемых товарах. Появилась новая отчетность, стало обязательным выставлять электронные счета-фактуры. Диадок поддерживает отправку и прием этих документов.

Контрагенты

• Приглашение контрагентов

Узнать, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке, легко. Введите название компании в строку поиска или загрузите файл со списком ИНН. Отправьте приглашение. Когда организация одобрит запрос, она появится в вашем списке контрагентов.

Международный ЭДО

В 2018 году Диадок первым в России запустил проект международного юридически значимого электронного документооборота. Теперь российские компании, у которых есть иностранные контрагенты, могут обмениваться с ними электронными документами через Диадок

Сверка взаиморасчетов

Сопоставляйте данные автоматически. Получайте готовые акты сверки и протоколы расхождений за несколько минут. С модулем Взаиморасчёты вы сможете сопоставлять акты сверки и выявлять расхождения в веб-версии или интеграционном решении для 1С.

Роуминг

Когда возникает необходимость обмениваться документами с контрагентами, которые работают в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг. В Диадоке доступен роуминг со всеми популярными операторами ЭДО.

Сотрудники

• Доступ сотрудникам и права

В Диадоке для вашей организации доступно неограниченное количество пользователей без доплаты. Входить в Диадок сотрудники могут по сертификату КЭП или паролю.

Создание подразделений

В Диадоке можно создать иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников.

Кадровый ЭДО

Переведите в онлайн обмен с сотрудниками приказами, заявлениями и другими кадровыми документами. Результат будет дешевле и удобнее, чем бумажный документооборот. Юридическая значимость сохранится.

Данные и безопасность

• Хранение документов

Хранить документы в Диадоке безопаснее, чем на личном компьютере. Документы размещены в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Документы будут доступны вам даже после окончания оплаченного периода.

• Уровень сервиса (SLA)

Мы понимаем, как важны непрерывный обмен документами и быстрое решение вопросов в любое время, поэтому гарантируем высокий уровень доступности сервиса и круглосуточную техническую поддержку. Наша техподдержка 24/7 отреагирует и решит вашу проблему. Необходимый вам уровень сервиса мы готовы зафиксировать в договоре, заключив соглашение об уровне предоставления услуги — SLA.

• Высокий уровень защищенности

Документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Высокую защиту подтверждает

• Двухфакторная аутентификация

Сотрудники с правами администратора могут дополнительно включить двухфакторную аутентификацию: для входа в систему нужно будет ввести код из смс-сообщения.

• Протокол передачи документа

Протокол передачи фиксирует каждый этап прохождения документа: когда и кем был согласован, подписан, отправлен, получен. Протокол помогает руководителю проанализировать работу каждого сотрудника над документом. А также выступает неоспоримым доказательством, что документ был получен, если контрагент это отрицает.

Способы работы

• Веб-версия

Быстрее всего начать работать в Диадоке через веб-версию в браузере, без установки дополнительных программ. Для входа и подписания документов понадобится сертификат КЭП. Сразу после подключения можете начать принимать документы от контрагентов — это бесплатно

• Интеграция с любой учетной системой

Работу с электронными документами можно настроить в любой учетной системе. Для 1С разработан готовый модуль. В остальные учетные системы Диадок встраивается с помощью API, коннектора или комплекса Контур.ERP для SAP.

• Мобильное приложение

Просматривайте, согласовывайте, подписывайте документы со смартфона или планшета. Оперативно обрабатывайте акты, накладные, УПД и другие документы в бесплатном приложении для устройств на iOS и Android.
Источник — сайт kontur.ru
ООО "АЛЬФА" является  официальным партнёром Контура.

Подробнее о тарифах

Пакеты документов и подключение

Для старта работы в Диадоке не нужно заключать договор на бумаге. Достаточно войти в сервис по сертификату электронной подписи и принять условия лицензионного договора. Подключение к Диадоку бесплатное.

Тарифы на пакеты исходящих документов подразумевают предоплату за отправку определенного числа документов в год. Тарифы действуют до исчерпания документов в пакете или до истечения срока его действия.

Оплата производится только за документы, по которым завершен документооборот.

Указанные тарифы не облагаются НДС на основании пп. 26 п. 2 ст. 149 Налогового кодекса РФ.

Сертификат электронной подписи

Чтобы подписывать документы, физическим и юридическим лицам нужен квалифицированный сертификат электронной подписи.

• Квалифицированный сертификат электронной подписи — 4 000 ₽

В стоимость входят:

• Изготовление сертификата сроком действия 12 месяцев
• Лицензия на СКЗИ — средство криптографической защиты информации, которое шифрует документы и генерирует электронную подпись

Вы можете выбрать: установить электронную подпись на компьютер или записать на защищенный носитель. Носитель или токен — устройство в виде USB-флешки, защищенное паролем. Носитель вы можете приобрести дополнительно:

• Защищенное устройство хранения Рутокен Лайт:
  • для всех регионов РФ, кроме Москвы и Московской области — 1 500 ₽
  • для Москвы и Московской области — 2 000 ₽

Также вы можете заказать отдельно:

• Лицензию на СКЗИ «КриптоПро CSP» на 12 месяцев — 1 350 ₽

Интеграция с 1С и другими системами

Работать в Диадоке можно через веб-версию или интеграционное решение. Интеграция позволит вам обмениваться счетами-фактурами и любыми другими электронными документами прямо в вашей учетной системе.

Для пользователей 1С разработан готовый модуль. Самостоятельно скачать, установить и настроить его можно за 15 минут.

• Модуль для 1С — от 13 700 ₽

Интеграцию с остальными учетными системами можно настроить с помощью коннектора, методов API или Контур.ERP для SAP.

• Интеграция с любой другой учетной системой — от 18 000 ₽

Входящие документы бесплатны.  Цена исходящих зависит от выбранного тарифа.

 Чем больше документов в пакете, тем ниже стоимость одного документа.

Цены