Задачи и функции электронного документооборота (ЭДО)

Обмен бумажными документами — сложная система, которая вынуждает бизнес тратить деньги на пересылку, хранение, печать. Чтобы снизить риски потери данных, ускорить делопроизводство и уменьшить расходы, был создан электронный документооборот (ЭДО). ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами. Расскажем подробнее о задачах и функциях электронного документооборота.

Вы узнаете:

• Основные функции электронного документооборота
• Цели и задачи системы электронного документооборота
• Повышение эффективности коммуникации с контрагентами
• Заключение
  

Основные функции электронного документооборота

Функции ЭДО предназначены для упрощения работы с документами. Поэтому большинство операторов электронного документооборота предлагает клиентам следующие возможности:

• Создание, согласование, подписание, скачивание и аннулирование документов. 
• Распределение входящих документов.
• Сохранение истории взаимодействия с документом от создания до подписания.
• Отправка приглашения контрагенту и ответ на приглашение.
• Настройка уведомлений о выбранных действиях или статусах.
• Импорт и экспорт данных.
• Внедрение функциональности ЭДО в собственную учетную систему.
• Проверка сроков действия квалифицированной электронной подписи (КЭП) в момент подписания.
• Разграничение доступа к информации по категориям сотрудников. 
  

Цели и задачи системы электронного документооборота

Цели и задачи электронного документооборота связаны с оптимизацией бизнес-процессов:

• Снижение расходов. ЭДО не требует затрат на печать, бумагу, курьерские услуги. Использование ЭДО повышает скорость обработки документов, что тоже способствует экономии. 
• Ускорение работы. Электронный документ легко создать, подписать, отправить. Это делается онлайн в веб-версии или в вашей учетной системе. По желанию пользователи настраивают шаблоны, маршруты согласования, трехстороннее подписание и другие опции ЭДО. 
• Упрощение процессов. Легко отследить путь файла, проанализировать, на каком этапе обмена происходят задержки, а после внести корректировки во внутреннее или внешнее взаимодействие. 
• Сохранение информации. Файлы хранятся в защищенном облачном сервисе, для них обязательно производится резервное копирование. 
• Облегчение хранения и поиска. Нет необходимости арендовать помещение под архив, проводить инвентаризацию, искать вручную бумажные носители при запросе ФНС.
  

Другие задачи систем электронного документооборота

Рассмотрим подробнее основные задачи системы электронного документооборота.

Создание общей информационной среды

Одна из проблем бумажного обмена — непрозрачность процессов, которая возникает из-за влияния человеческого фактора: сотрудник может забыть о статусе документа, бумаги теряются при пересылке. 

Иная ситуация с ЭДО. Документы от контрагента в системе электронного документооборота приходят мгновенно — не нужно ожидать почтовую службу или курьера. Статус движения сохраняется. В сервисе пользователю доступна история согласования и подписания, он знает, когда контрагент получил файл. 

ЭДО выполняет функции единой информационной среды, что помогает обозначить ответственных, внедрить регламент работы, который просто контролировать и корректировать в случае необходимости. Сервис ЭДО легко встроить во внутреннюю информационную систему. Это упростит обучение, позволит оптимизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом.

Оптимизация работы

Задача электронного документооборота — уменьшить количество рутинных операций. Сотрудники освобождаются от больших объемов бумажной работы: печать, ручное подписание, сканирование, упаковка в конверты с ЭДО не нужны. Подписать документ можно онлайн даже без доступа к рабочему месту. Уменьшается количество ошибок, так как большинство рутинных действий ускоряются или совершается автоматически. Например, можно настроить маршрут движения документа от согласователей до подписантов, чтобы ускорить его перемещение.  

С переходом на ЭДО компания оптимизирует издержки, что в перспективе улучшает экономические показатели.

Сохранность информации

Оператор, предоставляющий услуги документооборота, гарантирует безопасный и легальный обмен с контрагентами за счет достаточных технических и правовых возможностей. Это подтверждают лицензии ФСБ России и Роскомнадзора. Перечень одобренных операторов ЭДО указан на сайте ФНС. 

Системы ЭДО обеспечивают сохранность информации в разных аспектах:

• Во время передачи файлов исключено вмешательство извне, так как процесс защищен шифрованием. 
• Можно разграничить доступ сотрудников к тем или иным файлам в соответствии с внутренними требованиями безопасности. 
• Документы защищены от потери и повреждения с помощью резервных копий, которые хранятся на нескольких серверах.
  

Повышение эффективности коммуникации с контрагентами

Электронный документооборот решает важную задачу: улучшает взаимодействие организации с контрагентами. Оперативное подписание и передача отчетных документов помогают установить результативные отношения с партнерами. Особенно это удобно предприятиям с большим количеством контрагентов. В базе ЭДО сохраняется история взаимодействия, что поможет избежать недопониманий, восстановить ход событий. 

ЭДО снижает вероятность возникновения ошибок. Число корректировок уменьшается, благодаря чему партнеры становятся лояльнее.

Заключение

Основные функции систем электронного документооборота предназначены для упрощения работы компании и оптимизации бизнес-процессов. Помимо преимущества в виде экономии средств, организация получает ряд других плюсов: высокая скорость работы, лояльность коллег и партнеров, а также гарантии конфиденциальности передаваемой информации и надежное хранение документов.