01.02.2023

Задачи и функции электронного документооборота

Обмен бумажными документами — сложная система, которая вынуждает бизнес тратить деньги на пересылку, хранение, печать. Чтобы снизить риски потери данных, ускорить делопроизводство и уменьшить расходы, был создан электронный документооборот (ЭДО). ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами. Расскажем подробнее о задачах и функциях электронного документооборота.

Вы узнаете:

• Основные функции электронного документооборота
• Цели и задачи системы электронного документооборота
• Повышение эффективности коммуникации с контрагентами
• Заключение
  

Основные функции электронного документооборота

Функции ЭДО предназначены для упрощения работы с документами. Поэтому большинство операторов электронного документооборота предлагает клиентам следующие возможности:

• Создание, согласование, подписание, скачивание и аннулирование документов. 
• Распределение входящих документов.
• Сохранение истории взаимодействия с документом от создания до подписания.
• Отправка приглашения контрагенту и ответ на приглашение.
• Настройка уведомлений о выбранных действиях или статусах.
• Импорт и экспорт данных.
• Внедрение функциональности ЭДО в собственную учетную систему.
• Проверка сроков действия квалифицированной электронной подписи (КЭП) в момент подписания.
• Разграничение доступа к информации по категориям сотрудников. 
  

Цели и задачи системы электронного документооборота

Цели и задачи электронного документооборота связаны с оптимизацией бизнес-процессов:

• Снижение расходов. ЭДО не требует затрат на печать, бумагу, курьерские услуги. Использование ЭДО повышает скорость обработки документов, что тоже способствует экономии. 
• Ускорение работы. Электронный документ легко создать, подписать, отправить. Это делается онлайн в веб-версии или в вашей учетной системе. По желанию пользователи настраивают шаблоны, маршруты согласования, трехстороннее подписание и другие опции ЭДО. 
• Упрощение процессов. Легко отследить путь файла, проанализировать, на каком этапе обмена происходят задержки, а после внести корректировки во внутреннее или внешнее взаимодействие. 
• Сохранение информации. Файлы хранятся в защищенном облачном сервисе, для них обязательно производится резервное копирование. 
• Облегчение хранения и поиска. Нет необходимости арендовать помещение под архив, проводить инвентаризацию, искать вручную бумажные носители при запросе ФНС.
  

Узнайте больше о внедрении ЭДО в работу компании в статье.

Другие задачи систем электронного документооборота

Обеспечить легитимный обмен	Уменьшить количество бумаги	Упростить интеграцию во внутренние процессы	Ускорить работу бухгалтерии
Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные	Электронные документы не требуется дублировать на бумажном носителе	Можно работать в своей учетной системе	С ЭДО подготовка бухгалтерской отчетности происходит быстрее

Рассмотрим подробнее основные задачи системы электронного документооборота.

Создание общей информационной среды

Одна из проблем бумажного обмена — непрозрачность процессов, которая возникает из-за влияния человеческого фактора: сотрудник может забыть о статусе документа, бумаги теряются при пересылке. 

Иная ситуация с ЭДО. Документы от контрагента в системе электронного документооборота приходят мгновенно — не нужно ожидать почтовую службу или курьера. Статус движения сохраняется. В сервисе пользователю доступна история согласования и подписания, он знает, когда контрагент получил файл. 

ЭДО выполняет функции единой информационной среды, что помогает обозначить ответственных, внедрить регламент работы, который просто контролировать и корректировать в случае необходимости. Сервис ЭДО легко встроить во внутреннюю информационную систему. Это упростит обучение, позволит оптимизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом.

Оптимизация работы

Задача электронного документооборота — уменьшить количество рутинных операций. Сотрудники освобождаются от больших объемов бумажной работы: печать, ручное подписание, сканирование, упаковка в конверты с ЭДО не нужны. Подписать документ можно онлайн даже без доступа к рабочему месту. Уменьшается количество ошибок, так как большинство рутинных действий ускоряются или совершается автоматически. Например, можно настроить маршрут движения документа от согласователей до подписантов, чтобы ускорить его перемещение.  

С переходом на ЭДО компания оптимизирует издержки, что в перспективе улучшает экономические показатели.

Сохранность информации

Оператор, предоставляющий услуги документооборота, гарантирует безопасный и легальный обмен с контрагентами за счет достаточных технических и правовых возможностей. Это подтверждают лицензии ФСБ России и Роскомнадзора. Перечень одобренных операторов ЭДО указан на сайте ФНС. СКБ Контур входит в этот реестр.

Системы ЭДО обеспечивают сохранность информации в разных аспектах:

• Во время передачи файлов исключено вмешательство извне, так как процесс защищен шифрованием. 
• Можно разграничить доступ сотрудников к тем или иным файлам в соответствии с внутренними требованиями безопасности. 
• Документы защищены от потери и повреждения с помощью резервных копий, которые хранятся на нескольких серверах.
  

Повышение эффективности коммуникации с контрагентами

Электронный документооборот решает важную задачу: улучшает взаимодействие организации с контрагентами. Оперативное подписание и передача отчетных документов помогают установить результативные отношения с партнерами. Особенно это удобно предприятиям с большим количеством контрагентов. В базе ЭДО сохраняется история взаимодействия, что поможет избежать недопониманий, восстановить ход событий. 

ЭДО снижает вероятность возникновения ошибок, например Диадок проверяет срок действия сертификата квалифицированной электронной подписи и соответствие документов утвержденному ФНС формату. Число корректировок уменьшается, благодаря чему партнеры становятся лояльнее.

Заключение

Основные функции систем электронного документооборота предназначены для упрощения работы компании и оптимизации бизнес-процессов. Помимо преимущества в виде экономии средств, организация получает ряд других плюсов: высокая скорость работы, лояльность коллег и партнеров, а также гарантии конфиденциальности передаваемой информации и надежное хранение документов.