Интервью с IT-директором: почему мы выбрали аренду сервера 1С вместо развертывания у себя

Ситуация была классическая. Наш бизнес рос, увеличивалось количество операций, пользователей, мы открыли новый филиал. Наша локальная инфраструктура начала сбоить. Особенно проблемы проявлялись в периоды пиковых нагрузок — в конце месяца, при закрытии отчетных периодов.

Перечень проблем:

• Замедление работы 1С при одновременной работе более 25 пользователей
• Простой из-за профилактических работ — мы не могли проводить их в рабочее время
• Постоянные расходы на апгрейд оборудования — казалось, только купили новый сервер, а он уже не тянет нагрузку или что ещё чаще, не достаточно качественно настроен и производительность падает.
• Проблемы с удаленным доступом — особенно актуально стало с ростом удаленной работы.

Последней каплей стал инцидент в разгар квартальной отчетности — сервер "лег" более чем на 8 часов. Мы не могли ни отгружать товар, ни выставлять счета. Финансовые потери исчислялись сотнями тысяч рублей. Тогда мы четко поняли — так дальше продолжаться не может.

Мы составили подробный чек-лист и рассматривали 5 потенциальных провайдеров. Ключевые критерии:

После тестирования мы выбрали аренду сервера 1С в облаке у вашей компании. Решающим фактором стало оптимальное соотношение цены и качества, а также возможность получить выделенные ресурсы вместо виртуального хостинга. Специализорованную и  заранее выделенную резервную инфрастуктуру для раскрытия данных из резервных источников.

Важную роль сыграло готовность компании заниматься безопасностью и производительностью наших сервер, а опыт в решении узких мест позволил повысить эффективность в сравнению с решениями на собственных сервера более чем на 25%

Миграция — это всегда стресс. Но мы подготовились основательно. Весь процесс занял около трех недель от принятия решения до полного перехода.

Этап 1: Планирование (3 недели)

Мы провели аудит текущей системы, определили объем данных, разработали почасовой план перехода. Важный момент — мы заранее протестировали работу с облаком на тестовых базах, чтобы пользователи могли привыкнуть к особенностям работы в Облачной системе. Были предварительные переносы нескольких баз, для проверки заметят ли пользователи разницу.

Удивительно, но прозрачно интегрированные облачные технологии почти не отличимы от собственных, хотя работа ведется в защищенных датацентрах со всеми гарантиями защиты и прочими плюсами.

Этап 2: Как перенести 1С в облако (техническая часть)

Технически процесс как загрузить базу в облако был организован так:

1. Создали полную резервную копию работающих баз
2. Развернули тестовое окружение в облаке
3. Перенесли и протестировали несколько баз данных и серверов на тестовом контуре
4. Назначили "окно" для миграции на праздничных выходных, чтобы администраторы успели всё проверить.
5. Остановили работу в старой системе и сделали финальный бэкап
6. Загрузили базы в облако и провели финальное тестирование, после чего уже было принято решение о переводе пользователей

Серьёзных плюсом был перевод части инфрастуктуры и потом откат обратно, так мы могли убедиться что в случае всего всегда можем переиграть или достаточно быстро перестроить инфрастуктуру.

Технические специалисты провайдера помогли нам на большинстве критических этапов , что значительно снизило риски и затраты на собственных специалистов.

Этап 3: Запуск и обучение

В понедельник мы начали работу уже в новой системе. Первые дни дежурная группа IT-специалистов и бухгалтерии оперативно решала возникающие вопросы.

Результаты превзошли ожидания. Мы не только решили первоначальные проблемы, но и получили дополнительные плюсы.

Например: Неожиданно удобным стало передавать большинство сложных вопросов на специалистов другой компании, что позволило сосредоточиться на наших бизнес процессах.

А также очень крутым моментом стало то, что собственные ресурсы мы теперь могли использовать для хранения резервных копий и резервной инфрастуктуры, что гарантирует восстановление работоспособности в случае почти любых рисков.

Экономический эффект

Прямая экономия составила в среднем около 40% в сравнении с содержанием собственного сервера даже с учетом всех платежей за полугодие:

• Исчезли расходы на апгрейд оборудования, это достаточно серьёзные суммы их надо считать в разрезе нескольких лет.
• Сократились счета за электричество аренду и охлаждение, а также лицензии, до перехода мы даже не считали эти расходы и новые низкие счета за расходы были неожиданностью
• Высвободился IT-персонал для более важных задач что позволило переформировать айти и направить наши усилия на автоматизацию процессов, плюсы полученные за год после этого мне сложно подсчитать, но в целом многие процессы стали работать быстрей не только из-за ресурсов мягко выделяемых под наши критические задачи, но и усиления контроля в тех местах где это реально было необходимо.

Производительность и надежность

Скорость работы увеличилась в 1,5-2,5 раз, особенно при формировании отчетов и проведении документов. А также гарантированный uptime 99.9% против наших прежних 82%-95%.

Бизнес-преимущества

Мы получили возможности, которых раньше не было:

• Безопасный удаленный доступ из любой точки мира
• Легкое масштабирование при росте нагрузки
• Интеграция с другими cloud-сервисами (Облачными сервисами S3, архивация, легкая и безопасная интеграция  с новыми офисами и мобильными точками)
• Прозрачное автоматическое резервное копирование и защита данных

Кроме того, мы смогли подключить дополнительные сервисы 1С, которые раньше были недоступны из-за технических ограничений.

На основе нашего опыта я бы рекомендовал:

1. Начинайте с аудита — поймите текущие pain points и какие задачи должна решить миграция
2. Выбирайте провайдера с экспертизой в 1С — это критически важно для оптимальной настройки
3. Проведите тестовый период — хорошие провайдеры предоставляют тестовый доступ
4. Рассчитайте TCO (Total Cost of Ownership) — учитывайте все скрытые платежи текущего решения
5. Разработайте подробный план миграции с учетом особенностей вашего бизнеса
6. Обучите сотрудников — новые возможности требуют новых навыков
7. Используйте калькулятор сервера 1С для предварительной оценки расходов

И главное — не откладывайте решение до момента, когда проблемы станут критическими. Плановый переход всегда дешевле и безопаснее аврального.

Однозначно это большая работа и довольно позитивный опыт. Мы не только решили первоначальные проблемы с производительностью и надежностью, но и получили стратегические преимущества:

• IT-отдел перешел от поддержки инфраструктуры к development-задачам
• Бизнес получил стабильную и масштабируемую систему
• Финансовые затраты стали предсказуемыми и контролируемыми
• Мы смогли быстро адаптироваться к удаленной работе во время pandemic

Единственное "сожаление" — что мы не сделали этого раньше. Для компаний нашего уровня (50-100+ работников, и несколько филиалов) аренда сервера 1С в облаке — это не роскошь, а необходимость

Сейчас мы рассматриваем возможность переноса в облако и других business-приложений, так как опыт с 1С оказался крайне успешным.

Задумываетесь о переходе 1С в облако? Хотите получить консультацию специалиста и рассчитать стоимость для вашего бизнеса?